Einladung zur Weihnachtsfeier in der Firma, 8 Mustertexte und eine Checkliste

Die Weihnachtsfeier ist gebucht. Jetzt fehlt nur noch die Einladung. Sie soll Lust auf den Abend machen und gleichzeitig alles klären, was die Kolleginnen und Kollegen wissen müssen. Wann, wo, wer darf mit und bis wann soll man zusagen. Hier findest du eine Checkliste, den richtigen Zeitpunkt und acht Mustertexte zum Anpassen.

Was in die Einladung gehört

Eine gute Einladung beantwortet alle Fragen, bevor jemand sie stellen muss. Diese Angaben sollten nicht fehlen.

1. Datum und Uhrzeit. Mit Beginn und, wenn möglich, einem ungefähren Ende.
2. Ort mit Adresse. Dazu eine Telefonnummer der Location und ein Hinweis zur Anfahrt.
3. Programm. Gibt es ein Essen, eine Rede, ein Spiel oder eine Überraschung? Muss jemand etwas vorbereiten?
4. Dresscode. Klar formulieren. Festlich, schick oder ganz normal wie im Büro.
5. Begleitung. Dürfen Partner oder Familie mitkommen?
6. Rückmeldung. Bis wann und an wen. Ein konkretes Datum hilft bei der Planung.
7. Essenswünsche. Frag nach vegetarisch, vegan oder Unverträglichkeiten, wenn ihr ein Menü bestellt.

Ein persönlicher Satz macht den Unterschied. Zum Beispiel ein kurzer Rückblick auf das Jahr oder ein Dank an das Team.

Wann die Einladung raus sollte

Im Dezember sind die Kalender voll. Wir empfehlen deshalb einen Vorlauf von vier bis sechs Wochen. Steht der Termin früh fest, schick im Oktober ein kurzes Save the Date. Die richtige Einladung mit allen Details folgt dann im November. Eine Woche vor der Feier hilft eine freundliche Erinnerung.

Acht Mustertexte zum Anpassen

Ersetze einfach die Angaben in Klammern.

1. Klassisch und förmlich

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ein ereignisreiches Jahr liegt hinter uns. Dafür möchten wir uns bei Ihnen bedanken und laden Sie herzlich zu unserer Weihnachtsfeier ein. Wir feiern am (Datum) ab (Uhrzeit) im (Ort, Adresse). Es erwartet Sie ein festliches Abendessen und ein gemütlicher Abend im Kreis des Teams. Bitte geben Sie bis zum (Datum) Bescheid, ob Sie dabei sind.

Wir freuen uns auf Sie.

2. Herzlich und locker

Hallo zusammen,

das Jahr war voll, und wir finden, das muss gefeiert werden. Am (Datum) treffen wir uns ab (Uhrzeit) im (Ort). Es gibt gutes Essen, Getränke und hoffentlich viele Gespräche, für die im Alltag keine Zeit war. Sag bitte bis (Datum) bei (Name) zu.

Bis bald, euer (Team oder Name)

3. Mit einem Augenzwinkern

Achtung, wichtiger Termin. Am (Datum) ab (Uhrzeit) findet das einzige Meeting des Jahres statt, bei dem niemand Folien zeigt. Treffpunkt ist (Ort). Tagesordnung ist Essen, Trinken und Lachen. Dresscode ist alles außer Jogginghose. Zusagen bitte bis (Datum).

4. Mit Rückblick auf das Jahr

Liebes Team,

in diesem Jahr haben wir (kurzer Erfolg, zum Beispiel ein Projekt oder ein Umzug) geschafft. Das verdanken wir euch. Deshalb laden wir euch herzlich zur Weihnachtsfeier am (Datum) ab (Uhrzeit) in (Ort) ein. Wir freuen uns auf einen Abend ohne Termine und To do Listen. Bitte meldet euch bis (Datum) an.

5. Mit Partnerinnen und Partnern

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

dieses Jahr feiern wir gemeinsam mit euren Liebsten. Am (Datum) ab (Uhrzeit) laden wir euch und eure Begleitung in (Ort) ein. Gebt bei der Anmeldung bis (Datum) bitte an, ob ihr zu zweit kommt und ob jemand vegetarisch oder vegan isst.

6. Save the Date

Bitte vormerken. Unsere Weihnachtsfeier findet am (Datum) statt. Alle Details zu Ort und Programm folgen im November. Wir freuen uns schon jetzt.

7. Für ein kleines Team

Hallo ihr Lieben,

wir sind ein kleines Team, aber ein richtig gutes. Lasst uns das am (Datum) bei einem Essen im (Restaurant) feiern. Wir treffen uns um (Uhrzeit). Gebt mir bis (Datum) kurz Bescheid.

8. Erinnerung eine Woche vorher

Noch sieben Mal schlafen. Am (Datum) ab (Uhrzeit) feiern wir im (Ort). Wer sich noch nicht gemeldet hat, schreibt bitte bis morgen an (Name). Und denkt an euer Wichtelgeschenk.

Passende Betreffzeilen

Bei Einladungen per Mail entscheidet der Betreff, ob sie geöffnet wird. Kurz und klar funktioniert am besten.

1. Einladung zur Weihnachtsfeier am (Datum)
2. Save the Date, unsere Weihnachtsfeier
3. Wir feiern, und du bist eingeladen
4. Bitte zusagen bis (Datum), Weihnachtsfeier
5. Erinnerung, Weihnachtsfeier nächste Woche

Gestaltung und Versand

Die meisten Einladungen gehen heute per Mail oder über den Firmenchat. Das ist schnell und spart Papier. Ein gestaltetes Bild oder eine PDF Karte im Anhang macht trotzdem mehr her als reiner Text. Kostenlose Vorlagen gibt es zum Beispiel in Word unter den Office Vorlagen oder bei Canva.

Für kleine Teams wirkt eine gedruckte Karte am Platz sehr persönlich. Gerade wenn die Weihnachtsfeier ein Dankeschön für das Jahr sein soll.

Fehler, die du vermeiden solltest

1. Keine Uhrzeit fürs Ende. Wer Kinder abholen oder einen Zug erreichen muss, will planen können.
2. Unklarer Dresscode. Festlich bedeutet für jeden etwas anderes. Lieber ein Beispiel nennen.
3. Zu späte Einladung. Mitte Dezember sind viele Abende schon vergeben.
4. Keine Frist für Zusagen. Ohne Datum kommen die Antworten erst am Tag selbst.
5. Zu viel Text. Die wichtigsten Angaben gehören nach oben, nicht ans Ende eines langen Absatzes.

Ein kleines Dankeschön für den Abend

Viele Teams verbinden die Feier mit einer Kleinigkeit für alle. Ein Gutschein am Platz, ein selbst gebackenes Plätzchen oder eine Karte mit persönlichen Worten. Ideen für die Karte findest du bei unseren Sprüchen für Gutscheine, Geschenkideen fürs Team bei den Geschenken für Kollegen.

Häufige Fragen

Fazit

Eine gute Einladung zur Weihnachtsfeier ist kurz, freundlich und vollständig. Schick sie früh genug, nenn eine Frist für Zusagen und gib allen Angaben einen festen Platz. Ob förmlich oder mit Augenzwinkern, entscheidet die Kultur in eurem Team. Die Mustertexte oben kannst du dafür frei anpassen.

Wenn ihr dem Team zur Feier etwas schenken möchtet, ist ein Gutschein mit freier Wahl eine einfache Lösung. Bei Gutscheingold suchen sich alle selbst aus, ob sie lieber essen gehen, ins Kino oder shoppen.

Atento und Gutscheingold gehören zu unserem Team.